Утвержден

постановлением Правительства

Республики Таджикистан

от 1 июня 2017 года, № 276

Порядок делопроизводства и статистического учёта по обращениям физических и юридических лиц

1. Порядок делопроизводства и статистического учёта по обращениям физических и юридических лиц (далее - Порядок) определяет правила ведения делопроизводства и статистического учёта но обращениям физических и юридических лиц в органах государственном власти, органах самоуправления посёлков и дехотов, общественных объединениях, организациях, учреждениях, предприятиях (далее - соответствующие органы и организации), независимо от организационно-правовой формы.

2. Действие настоящего Порядка не распространяется на ведение делопроизводства по обращениям физических и юридических лиц, в отношении которых законодательством Республики Таджикистан установлен иной порядок их подачи и рассмотрения.

3. Обращения физических и юридических лиц направляются в соответствующие органы и организации в письменном, устном и электронном виде.

4. Поступающие в соответствующие органы и организации обращения - должны быть централизованно зарегистрированы на регистрационно-контрольных карточках (приложение 1) и в журнале статистического учета (приложения 2, 3, 4. и 5). Устные обращения которые требующие дополнительных проверок, во время личных приёмов регистрируются как письменные обращения. Электронные обращения рассматриваются в установленных законом порядке и сроке.

5. При небольшом количестве (до 100 в год) поступающих обращений, регистрационно-контрольные карточки не ведутся, регистрация производится в журнале. Конверты к ним сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или, когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения обращения, а также в других необходимых случаях. При личном приеме физического лица и представителя юридическою лица их письменные и устные обращения также подлежат централизованной регистрации в соответствующих журналах или на регистрационно-контрольных карточках. Регистрационный индекс обращения указывается в регистрационном штампе, место проставления и форма которого определяется государственным стандартом Республики Таджикистан. Регистрационный индекс состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения (например. А-117). Peгистрационный индекс может быть дополнен другими обозначениями, обеспечивающими систематизацию, поиск, анализ и сохранность обращения граждан.

6. Повторным обращениям физических и юридических лиц, при их поступлении, присваивается очередной регистрационный индекс, а в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указывается регистрационный индекс первого обращения. В правом верхнем углу повторных обращений и на регистрационно-контрольных карточках делается отметка "повторно" и подбирается вся предшествующая переписка по ним. Повторными следует считать обращения поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи, первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения, или заявитель не удовлетворен данным ему ответом. Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в один и тот же соответствующий орган и opганизацию учитываются под регистрационным индексом первого обращения, с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь (например, А-117/1, А-117/2). Рассматривая повторные обращения, должностное или уполномоченное лицо вправе прекратить переписку с заявителем при необоснованности очередного обращения, при условии если упомянутое обращение и предшествующее обращение предоставляются в одни и тот же соответствующий орган и организацию, с одним и тем же содержанием вопроса, при наличии результата полного, рассмотрения. О результате прекращения рассмотрения повторного обращения уведомляется заявитель.

7. Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется исходя из необходимости обеспечения учета, справочной работы, контроля за исполнением поручении по обращениям и их анализа. Картотеки могут формироваться по расположенным в алфавитном порядке фамилиям или именам юридических лиц, от которых поступили обращения.

8. Обращения физических и юридических лиц, направленные в соответствующие органы и организации различными адресатами, требующими сообщить результаты рассмотрения обращений, берутся на особый контроль. В этом случае на всех экземплярах регистрационно-контрольных карточек и обращении в месте, установленном государственным стандартом Республики Таджикистан проставляется штамп "контроль" или знак "К". Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после вынесения решения и принятия исчерпывающих мер по разрешению обращения. Решение о снятии с контроля обращений физических и юридических лиц принимают руководители и другие должностные лица соответствующих органов и организаций, ответственные за своевременное и правильное рассмотрение обращений граждан.

9. Ответы на обращения физических и юридических лиц дают руководители и другие уполномоченные должностные лица соответствующих органов и организаций. Ответ может быть дан в письменной, электронной, посредством телефонной (мобильной) связи пли устной форме. В случае устного или электронного ответа, делается соответствующая запись в регистрационно-контрольной карточке. Индекс ответа состоит из регистрационного индекса и номера дела (по номенклатуре), в которое подшивается переписка по данному вопросу. Обращения физических и юридических лиц считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы, соответствующие действующему законодательству. Краткое содержание ответа по обращениям, а также его дата и номер записываются в журнал и регистрационно-контрольную карточку. Рассмотренные обращения вместе с относящейся к ним перепиской хранятся в установленном порядке в архиве соответствующих органов и организаций.